トランクルームいろは

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)と文書管理

BPOとは

一般的に、BPO(Business Process Outsourcing)とは、自社の業務プロセスを外部企業に委託することで、コアビジネス以外のバックオフィス業務である総務部門及び間接部門の業務やコールセンター、配送業務や流通業務などで実施されています。

BPOを利用するメリットとしては、中核的ではない業務を外部に委託することで固定的に配置されていた人員や設備を変動費に変えることができ、重要な自社の業務に人材や資源を集中できるようになることです。

BPOサービスを利用すれば、それぞれの業務を専門企業に任せられるため業務の効率化や高品質化、コスト削減などが期待できます。また、業務プロセスの改善と最適化を実現し、企業価値を高めることができます。

通常のアウトソーシングとBPOサービスとの違いとして、人材派遣などは人を派遣したり、業務の運用を代行したりするだけですが、業務プロセスの企画・分析・設計から、必要なIT技術の導入、人材や設備の準備、業務運用までをトータルで委託できるのがBPOサービスです。

BPOの文書管理サービス

文書管理アウトソーシング(文書管理BPO)は、各種伝票や契約書、申込書など顧客や取引先との間で発生する紙文書の管理を一括してアウトソーシングするサービスです。

日々の業務で増え続ける企業の契約書や申込書、病院のカルテ・レントゲンなどは、大量の原本保管が必要となるだけでなく、閲覧頻度も高いため、検索に時間と労力がかかり、さらに保管スペースの賃貸料も大きな負担になります。

文書管理BPOサービスでは、紙文書と電子データとの相互変換によって、電子化したものを保管・検索・電送(PDFファイルへ変換し、セキュアなWEBシステムを経由してデータをダウンロード)できるようになります。電子化された文書は専用保管庫に収納され、検索インデックスや保管年限、入出庫管理・在庫管理情報がWEBシステムで管理されているため、ネット上から入出庫の依頼や文書の在庫確認などがしやすくなります。

そこまで厳重に管理しなくてよい場合

「文書がどこに存在するかがわかるだけで良い」という具合に、文書管理BPOほど、厳重に管理をして、データ利用をしなくても良い場合もあると思います。

そのように、厳重に文書管理BPOをするほどでもない場合で、外部に文書保管を委託するのであれば、優良トランクルーム「収納番」はいかがでしょうか?

大切な文書を、セキュリティがしっかり施された倉庫に保管します。また、WEB商会で、どの文書がどこにあるのかが分かり、便利なトランクルームです。