トランクルームいろは

書類の保存期間

書類の種類と保存期間

書類(文書)の保存期間は種類ごとに異なっています。

現在、法人の会計に関係する帳簿(貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書、総勘定元帳、各種補助簿、株式台帳、株主名義書換簿、判取帳など)の保存期間は会社法では10年間、税法基準では7年間保存することが義務付けられています。

企業間で交わす請求書や見積書及び納品書などの証憑書類の保存期間については、会社の場合と個人事業者の場合とでは多少の違いがあります。

企業の場合の保存期間

会社の請求書・見積書・納品書などの証憑書類は、原則として7年間の保存する必要があり、これは決算期の単位で換算します。

例えば、25年3月期であれば、平成25年5月31日が申告期限になりますので、平成32年5月31日まで保存しなければならないということです。

個人事業の場合の保存期間

個人事業に関わる請求書・見積書・納品書などの証憑書類は5年間保存することが義務付けられています。個人事業者の場合、会社の場合よりも証憑書類の保存期間が2年短くなっています。

ただ、帳簿の保存期間は会社と同じ7年間ですので、関係書類はできるだけ7年間保存しておくと良いでしょう。

もし、税務調査に入られた時に、証憑書類を廃棄したことが発覚すると青色申告を取り消されることがありますので、注意が必要です。

これ以外で、永久保存したほうが良いものとして、決算書・重要な契約書・税務署や各種役所に提出した重要な届出書や許可証があります。

会社以外の書類の種類と保存期間

病院で管理されている診療録やカルテの場合の保存期間は、最低5年間となっています。

この他、入院患者及び外来患者の数を明らかにする帳簿や入院診療計画書病院日誌や各科の診療日誌、処方箋、手術記録及び看護記録、検査所見記録とレントゲンなどのエックス線写真などは最低でも2年間保存する必要があります。

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