COLUMN トランクルームいろは

トランクルームいろは

企業の書類保管の上手な方法
書類の保管は事業を継続していく上でも重要です。乱雑にダンボールに箱詰めしていくのではなく、文書保管のルールを作って整理しておきます。文書保管スペースがなくなったら、トランクルームを活用すると便利です。弊社の書類保管サービス「収納番」は大切な書類を管理された倉庫保管。首都圏(東京や埼玉)であれば集配させていただきます。また、保管した書類の出し入れなどはインターネットで手間なく指示できます。
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東京・埼玉のトランクルーム「収納番」が格安な理由
弊社の書類保管サービス「収納番」はトランクルームを低価格で提供しています。格安でご提供できるのも、東京から離れた埼玉の広い敷地に倉庫を有しているためです。土地代が東京よりも安い分だけ、レンタル料金も安くできることが特長です。また、規格サイズのダンボールケースを使うことで機能的に収納できます。
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文書保管している倉庫の様子
ケイルートが提供する書類・書籍のトランクルーム「収納番」では、弊社直営の倉庫の専用ラックで、お預かりした文書を厳重に保管します。預かった荷物の内容と荷物の入出庫履歴を調べたり、荷物の出庫や配送の依頼などをインターネットで指示ができて便利です。
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トランクルームの「収納番」の特長
トランクルームの「収納番」の特長として、法人の書類や書籍だけでなく、医院で使う医療カルテや個人宅の書籍や書類など、ダンボールに入るものを預けることができます。荷物を梱包するときの注意点として、危険物や液体状のもの、腐敗しやすいものなどは梱包することはできません。ご契約には、保証金、年会費、敷金、礼金などがかからないことも特長の一つです。
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トランクルームとは
トランクルームとは、しばらくの間、使用しない家財・家具などを保管する倉庫のこと。トランクルームは国土交通大臣の登録を受けた倉庫業者が運営しているもので、別名「家財保管庫」とも呼ばれています。ケイルートのトランクルーム「収納番」は、国土交通省認定のトランクルームです。
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トランクルームの上手な利用法
トランクルームの上手な利用法として、自宅や会社のあふれた荷物をレンタル収納スペースに預け、住まいやオフィスの広さを確保するだけでなく、新たに賃料の負担が増えないようにもできます。トランクルームは、引越の時に荷物を一時的に預かってもらうという活用法もおすすめです。
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貸倉庫とトランクルームの違い
貸倉庫は、不動産賃貸のサービスという場所を借りる契約なのに対し、トランクルームは物品を預ける寄託契約であるという違いがあります。トランクルームは、営業倉庫の登録をしている業者のみが可能なサービスです。利用者が荷物を出し入れする時には倉庫業者の担当者が立ち会うことになっています。
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レンタルボックスとトランクルームの比較
トランクルームやレンタル倉庫は、主に、日常的に使用しないものを収納しておくスペースのことを言い、家の建替えや海外出張の際の家財道具の保管などに利用されています。賃貸型収納スペースであるレンタルボックスは、コンテナや専用の建物やマンションなどの一部を利用して、自宅収納スペースの代わりや趣味のスペースとして使われる大型のスペースです。
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レンタルスペースとトランクルームの比較
レンタルスペースとトランクルームを比較した時に、レンタルスペースは場所を借りるサービスであり、トランクルームはスペースを割り当てられて自由に物品を置くというよりは、物品を一つ一つ業者に預けて保管するという形態です。大きな違いとしては、「トランクルーム」は倉庫会社が運営する倉庫に預けるもので、建物などの施設の一定区画を借りるかたちで預けるのが「レンタルスペース」です。
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機密書類とは?
機密書類(機密文書)は会社の企業秘密に関する書類や取引先から受け取った秘密書類や個人情報を記載した書類のことを指します。機密情報はパソコンなどからデータ漏洩することもありますが、紙媒体から流出するケースが多いため機密書類(機密文書)の扱いは厳重にする必要があります。機密書類の管理と同じく、不必要になった機密書類の廃棄処理も重要です。
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機密文書の保管と管理
情報漏洩や紛失など情報セキュリティの事故は、いまだに紙媒体のメディアによるものが多いですが、それらの機密文書の保管と管理を万全にするために、トランクルームのサービスがあります。通常、機密文書を保管する場合は管理コストやセキュリティの面で問題が生じるため、機密文書の管理は会社にとっても非常に重要なものとなっています。そのため、機密文書に対して、システマティックな管理体制を構築していく必要があります。
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書類の保存期間
請求書・見積書・納品書などの証憑書類は一定期間の間、保存する義務があります。法人の会計に関係する帳簿の保存期間は会社法では10年間、税法基準では7年間保存することになっています。トランクルーム「収納番」は、法人の書類・書籍を保管・管理するサービスです。各種伝票や契約書や経理・財務関連の書類や人事・労務関係の書類や図面や専門書だけでなく、医療法人(病院)の医療カルテなども対象となります。
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文書保管サービスの活用方法
重要書類や機密文書の原本は社内ではなく、災害や火事などに対して高い耐性を持つ倉庫に預けることが、会社の経営を安定させるためにも、事業継続計画(BCP)の対策の上でも、非常に重要になっています。文書保管サービスを活用することによって、これまで文書が占めていたオフィススペースを有効活用できるだけでなく、会社からインターネットを使って、出庫や入庫の依頼から在庫管理までの依頼を行なうことができます。
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格安で文書保管をするならトランクルーム
文書保管のメリットとして、オフィススペースの有効活用と賃料の削減だけでなく、個人情報を含む重要文書の管理強化並びに、文書管理事務の効率化が挙げられます。文書保管のサービスは、Webシステムを使うことによって格安での提供が可能になります。文書の保管を集約することと企業独自の文書管理ルールの制定をすることで、個人情報保護法にも対応した文書管理システムとして運用できます。
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重要書類の収納にお困りならトランクルーム
企業や法人の重要書類や病院のカルテなどを機密文書専用の保管倉庫で保管していくにあたり、トランクルームを利用すると保管文書の検索や集荷と配送だけでなく、機密文書廃棄の依頼をWeb上で依頼できるため、非常に便利です。また、トランクルームには、重要書類や電子媒体の書類などを安全な場所に保管することで、地震といった天変地異や自然災害及び火災といった万一の事態に対して、リスクを分散できるというメリットがあります。
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書類保管なら貸し倉庫よりトランクルーム
トランクルームの「収納番」の特長として、法人の書類や書籍だけでなく、医院で使う医療カルテや個人宅の書籍や書類など、ダンボールに入るものを預けることができます。荷物を梱包するときの注意点として、危険物や液体状のもの、腐敗しやすいものなどは梱包することはできません。ご契約には、保証金、年会費、敷金、礼金などがかからないことも特長の一つです。
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トランクルームの書類保管箱
書類保管箱は、それぞれの業者ごとに規格サイズのものが使われており、書類保管箱の表面には、保存ナンバーや梱包する中身や保存満期など情報を記載する欄があります。トランクルームの書類保存サービスは、書類の保管方法に困っていたり、見たい書類がすぐに見つからず管理に困っていたり、文書保管をしているスペースを有効活用したい企業や医院などに向いています。
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トランクルームの相場
トランクルームの上手な利用法として、自宅や会社のあふれた荷物をレンタル収納スペースに預け、住まいやオフィスの広さを確保するだけでなく、新たに賃料の負担が増えないようにもできます。トランクルームは、引越の時に荷物を一時的に預かってもらうという活用法もおすすめです。
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漫画(コミック)の保管にも強いトランクルーム
捨てられず大量にたまってしまった漫画(コミック)を保管するために、トランクルームを使用するケースが多くみられます。トランクルームで本を保管するメリットは、自宅の収納場所をとらなくてすむことで、空調や換気がきちんと管理された状態で保たれているため、漫画にカビが生えたり虫がついたりする心配がなく、自宅以上に良い環境で保管できます。
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漫画本(コミック)の正しい保管方法
漫画本(コミック)の正しい保管方法としては、本を積み重ねず本棚に立てて収納することをおすすめします。また、本棚に入れるとしても、本が抜けないほど詰めないようにすると良いでしょう。また、直射日光は紙やインクの劣化を早めますので、本棚を日の当たる場所に置かないようにしましょう。トランクルームは、常に温度や湿度が調整されていますので、大切な書類や書籍の保管に最適です。
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本の保管にもトランクルームを
トランクルームは本の保管に向いており、第二の書斎のように使っている人もいます。滅多に使わなくても捨てられない本などは、トランクルームに保管することで部屋がスッキリします。トランクルームに保管すれば、自宅の収納スペースを気にして大切な本を処分しなくてよくなります。また、本が日焼けして傷むこともなく、引越しの度に重たい本の梱包をする手間が省けます。
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本の収納に困ったらトランクルーム
近年、本の保管にトランクルームの利用が増えております。大切な本を守るために、温度や湿気の対策をしているのでご安心ください。本をダンボールに効率良く入れるにはコツもご紹介しております。
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トランクルーム「収納番」のサービスの流れ
トランクルーム「収納番」のサービスは、書類や書籍などの「集荷」「保管」「配送」「廃棄」「検索」です。法人や個人より書類や書籍を集荷して、直営の倉庫で荷物を預かり、厳重に保管します。一時出庫や返却時は配送もします。また、保管期限が過ぎた書類の廃棄処分の代行もしています。「収納番」にはWEBシステムが導入されており、預けた荷物の内容をインターネット上でご確認頂けます。
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用途別トランクルームの活用法
トランクルームでは、会社や自宅での収納に困った物品を用途別に保管できます。書類や書籍、商品在庫や什器、使わなくなった楽器類、シーズン用品や普段使わないレジャー用品などがありますが、法人や個人で管理するスペースが確保できない荷物をトランクルームに預けることで限られた自宅空間やオフィス空間を有効利用できます。
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返却時の手続き
荷物を返却する時は、保管担当者へのメールかFAXか電話にてご連絡いただきます。サイトのWEB出荷指図フォームからも依頼できます。返却時、荷物の集配を希望するならば前日の15:00までにお知らせください。また、ご依頼人の方が来社して直接、荷物を受け取ることも可能です。
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本のおすすめ収納方法
本の種類によって、市販の収納ケースに入れることで、作家ごとやシリーズごとにまとめて保管できます。また、大容量を収納できるような本棚を作るポイントとしては、ボックス家具を積み重ねる方法や壁と床に固定された頑丈な支柱に棚板を取り付けるというものがあります。すでに本棚がいっぱいになっていている方でしたら、手持ちの本を見直して、残しておきたい本と不要な本に振り分けて整理していくと良いでしょう。
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文書管理の種類と保管期間
文書には、「発生」「伝達」「活用」「保管」「保存」「廃棄」というライフサイクルがありますが、よく使う文書ファイルを事務室内・オフィス内で管理して、文書ファイルは年度ごとにまとめていき、単年度ファイルを年に1回、保管場所を移し替えていきます。保存年限が過ぎたものは、年度単位でまとめた文書保存箱ごと廃棄していきます。
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事業継続計画(BCP)策定と文書保管
天変地異の時に、事業資産の損害を最小限に抑えて、事業を早期復旧させるために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法などを、あらかじめ取り決めておくことを事業継続計画「BCP(Business Continuity Plan)」と言います。これは、重要文書の保管とも密接な関係にあります。
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文書管理の対策
文書管理の対策の一環として文書情報マネジメントがあります。文書情報マネジメントは、効率的に管理するためハードウェア・ソフウェアトやコンテンツを機能的に組み合わせることにより、目的に応じて文書情報が活用できるようになります。文書は情報の伝達や記録のために作成されていますが、廃棄されない限り蓄積され続けていきますので、文書管理の対策が重要です。
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文書の「活用」と「管理」
文書の「活用」と「管理」は、いかにして両者のバランスをとるかが重要になります。文書の「活用」事例として、過去の文書より事例を参照することで業務効率を向上させることができます。文書は、必要な情報を検索しやすくしたり、情報共有を円滑に行なうことで利用しやすくなります。また、法令遵守(コンプライアンス)や内部統制(ガバナンス)の面からもきちんとした社内ルールやシステムに基づいて文書を「管理」していくことが大事です。
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契約書管理・保管・収納のコツ
契約書管理のコツとして、文書管理システムなどを利用することによって、契約期限切れを検索しやすくしたり、契約締結の業務をトータルで管理できたり、契約更新日をアラートメールなどによって担当者に知らせたりできます。契約書管理のメリットに、契約更新をしっかり把握して、それにあわせて様々な改善の提案などを行なうと顧客満足度アップと企業の信頼向上につながります。
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文書ファイリングによる効率化
文書ファイリングによる効率化として、まずは不要な文書を捨て、必要な情報を組織的に活用できるよう文書の共有化をしていきます。文書ファイリングを進めて内部統制やセキュリティを強化していくことで、重要文書の紛失や盗難などの防止できます。これ以外にも、紙文書を分類・整理して電子化を行うことにより、必要な文書をより効率的に活用できるようになります。
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文書管理とセキュリティ
文書管理とセキュリティは密接に関係しており、無許可の人が文書を読んだり、改ざんしたり、破壊したりすることを、いかに防いで文書の安全性をどのように保つかがセキュリティの役割です。情報セキュリティとは、個人情報や機密情報と情報を保管する施設やシステムに対して、改ざん・侵入・漏洩・破壊・停止などの不正行為を防ぐためのシステムです。
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BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)と文書管理
BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)の文書管理サービスでは、紙文書と電子データとの相互変換などを外部の専門業者に委託するものです。BPO文書管理のサービスによって、電子化した文書データを保管・検索・電送できるようになります。専用保管庫に収納された文書データはWEBシステムで管理されているため、ネット上から入出庫の依頼や文書の在庫確認なども可能となります。
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カルテ(診療録)などの外部保存のガイドライン
カルテ(診療録)などの外部保存のガイドラインとは、厚生労働省が定めている「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」のことを指します。近年では診療録管理のアウトソーシングが利用されており、カルテやレントゲンなどを電子媒体によって外部保存を行う場合や紙媒体のまま外部保存を行う場合など、患者のプライバシー保護と個人情報保護に留意して保存義務を果たしていくことが大事です。
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カルテを保存したメディアを外部保存するときの注意点
カルテ(診療録)やフィルムをCDやDVDなどのメディアに保存することはよくあると思います。「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に記載されている、カルテが記録されたメディアを外部保存するときの注意点をまとめました。
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コミックの保管ならトランクルームがおすすめ
大量に溜まったコミックの保管なら、ダンボールに入れてトランクルームに預けるのがおすすめ。部屋を借りるのではなく、ダンボール単位で預けられるトランクルーム「収納番」なら格安で配送もしてもらえるので便利です。
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倉庫型のトランクルーム!月々1箱240円
都心のトランクルームと比較しても格安でお得なトランクルーム「収納番」。ダンボール箱単位でお預けいただけます。会社の機密文書や大切な書類の保管、本や漫画本の整理にご利用いただいています。
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会社書類の保管場所がなくなったら
会社では保管期間が決まっている書類があります。そのような紙の書類がたくさんたまり、保管場所がなくなった場合の、書類保管方法をまとめました。
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レンタル倉庫より手間なく格安に文書保管する方法
会社の書類が溜まってきたら、レンタル倉庫で保管するよりも格安で保管できる方法があります。それは、箱単位で預かってくれるトランクルームを利用する方法です。
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トランクルームの種類
トランクルームには、主にビルイン型やコンテナ型、倉庫型の3種類があります。倉庫型はダンボール箱単位で荷物を預けることができるので、格安で荷物を預けることができます。
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会社の重要書類の水害対策にトランクルーム
さいたま市のハザードマップによれば、洪水浸水の心配ない場所に当社の倉庫があります。会社の書類を当社のトランクルームにお預けいただくことで、水害から書類を守ることができます。
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大量の本を収納するならトランクルーム
在宅ワークで自宅の本を整理する人がたくさんいることでしょう。大量の本が自宅にあり、収納に困っているようであれば、トランクルームに格安で預けることはいかがでしょうか?
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コンテナ倉庫とトランクルームの価格比較
書類が入った段ボール箱をコンテナ倉庫とトランクルームに預けたときに、価格比較を行いました。段ボール箱単位で預けられるトランクルーム収納番の方が、価格が安くなります。
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フィギュアの保管場所に困ったらトランクルームがおすすめ
部屋で収納しきれなくなったフィギュアは、紫外線が入ってこなくて、温度管理されているトランクルームに保管がおすすめ。トランクルームは、温度管理されているところが多く、日光なども入らない場所が多いため、フィギュアの劣化を抑えながら保管することができます。
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ご家庭向けレンタル収納なら収納番
ダンボール箱単位でご家庭の荷物を預かるレンタル収納なら収納番にお任せください。ご自宅まで集荷・配達いたします。家の近くのレンタル収納を借りるよりも格安です。
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文書保管をアウトソーシングするメリット
企業の本書保管をアウトソーシングすると、大量の文書保管の場合、倉庫の空きスペースの活用や、文書管理のコスト削減ができます。
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