トランクルームいろは

書類保管なら貸し倉庫より優良トランクルーム

機密文書などの書類保管を自社の収納倉庫で行っている企業様も多いと思います。たいてい日常的に作成される文書量は膨大なので、必要な書類を探し出すのにも大変です。そして、書類の管理や保存に必要なスペースにもコストがかかります。場合によっては、古い書類は屋外の倉庫に保管していることもあるのではないでしょうか。

倉庫がいっぱいになってしまったら、貸し倉庫を検討される場合も多いと思います。ところが、貸し倉庫だと、書類保管の都合上、不便になることも。社内での書類保管に手間がかかったり、経費がかさばることにお困りなら、優良トランクルームに書類保管のアウトソーシングをご検討されてはいかがでしょうか?

貸し倉庫(レンタル倉庫)とは

主に不動産会社等賃貸業が管理している貸し倉庫(レンタル倉庫)は、住居の賃貸と同じく、業者は内容物に対する保管責任を負わない場合が多いというのが特徴です。また、物品への保険がつかないことも多いため、利用者自身で火災保険などに加入する必要があります。

東京や埼玉県などの都心では貸し倉庫はたくさんありますが、書類保管をするために貸し倉庫を借りても、そこに保管責任がないのであれば、セキュリティ的に何かと心配です。

そこでオススメなのが、書類保管を優良トランクルームにアウトソーシングすることです。

トランクルームのメリット

貴重な書類及び文書などを安全に保管したい方や書類などの保管スペースに困っている方におすすめなのがトランクルームです。倉庫会社が管理しているトランクルームは、トランクルームサービス寄託約款に基づいて、業者は書類などの荷物を預かった時から引き渡しの時まで、保管物品に対して保管責任を負っています。

契約書類や営業用資料、メモなど数多くの書類が混在するオフィスでは、収納スペースが確保できないということがあります。また、自社で倉庫を管理するとなると、コストがかかってしまいます。パソコンが普及した現在、パソコンデータで保管するという方法もありますが、それでも、紙媒体の書類も保管しておかなくてはなりません。

トランクルームには、国土交通省から認定されている「優良トランクルーム」のマーク、もしくは、品質保証のための国際標準モデル「ISMS認証」を取得しているかどうかも、チェックポイントです。弊社のトランクルーム「収納番」は、優良トランクルームとして認定された国土交通省第702号を取得しています。

優良トランクルーム「収納番」なら

弊社にてサービス提供している優良トランクルーム「収納番」は、出入り管理などのセキュリティを考慮した専用の倉庫にて、箱単位で書類を保管し、保存期間が過ぎた書類の廃棄やリサイクルのサービスを提供しております。また、保管書類をデータ化し、インターネットの管理画面で、書類の出し入れができるサービスも行っております。

東京や埼玉県の会社やクリニックなどで、書類保管倉庫が満杯で、新しい書類を保管することにお困りの方にご好評をいただいております。

特に都内などの地価の高い場所にて開業されているお客様では、社内での書類保管では、経費も高くなりがちです。すぐに必要な書類であれば社内で保管する必要がありますが、いつ使用するか分からない書類に関しては、保管をアウトソーシングして経費削減を行うことができます。

災害対策として使えるだけでなく、書類保管スペースを確保するための賃貸料金や文書管理のための人件費などのコスト節減ができるということもトランクルーム収納番の利点です。

収納番の書類保管の流れ

優良トランクルーム「収納番」に書類保管をご依頼いただく場合の流れは、おおよそ次の通りです。

まずは書類を分類

会社の会計帳簿や契約書・請求書などの書類や専門書といった書籍や、病院のカルテやレントゲンフィルムをトランクルームに預ける場合、まず、保管期限の満期を考えて分類し、それぞれ梱包していきます。

収納番専用のダンボールをご用意しておりますので、必要な数をご連絡ください。

集荷依頼

「収納番」の集荷エリアは、東京23区ならびに、さいたま市や川越市などの埼玉県の主要都市です。出庫料と配送料は、別途費用がかかりますが、入庫料と集荷料は無料です。

トランクルームの業者によっては、無料で集荷してくれるエリアが違っていますので、無料集荷エリアの確認を行うことをお勧めします。

ネットで確認・出荷指図

弊社の優良トランクルーム「収納番」では、インターネットを利用して、お預かりした書類の内容や入出庫履歴を確認したり、出荷指図をすることができます。

インターネットを利用してそれぞれの画面にアクセスします。そして、専用の「お客様番号」と「ご契約者名」を入力し、お取引の内容を入力します。会社にいながらにして、新規入庫、一時搬出などの保管箱の搬出入の依頼やその他の注文依頼、預けた書類が入っている保管箱の格納状況照会の他に、廃棄処分の指図もできます。

書類保管・文書保管を安全に行う優良トランクルーム「収納番」を、書類・文書保管倉庫の委託先として、ぜひご検討ください。

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