トランクルームいろは

文書管理の種類と保管期間

文書管理の種類

文書には、「発生」「伝達」「活用」「保管」「保存」「廃棄」というライフサイクルがあります。この中で、「保管」と「保存」がありますが、違いはなんでしょうか。

保管と保存の違い

文書の保管

保管というのは、よく使う文書ファイルを事務室内・オフィス内で管理している状態のことを指します。

これに対して、保存というのは、使わなくなった文書ファイルや法律の規定によって、決められた年数とっておかなければならない文書ファイルを文書庫やトランクルームなどで集中的に管理することを言います。

文書ファイルを保存するときのポイントをまとめました。

文書ファイルを保存するときのポイント

保存が必要な文書ファイルなどを作成する場合は、必ず保存年限を設定(明記)しておく必要があります。

そして、事務室内やオフィス内に置く保存文書は前年度と今年度のみにしておきます。

それ以外の長期保存の書類は保存年限ごとにまとめて文書保存箱に収納して、文書庫やトランクルームで、文書の「発生」から「廃棄」に至るライフサイクル管理をしていきます。

これを毎年繰り返し、順次新しいものに置き替えていきます。

文書情報マネジメントでは、まず、紙文書をできるだけ取捨選択して、保管が必要なものだけを文書ファイルとして残します。

通常、文書ファイルは年度ごとにまとめ、単年度ファイルを年に1回、保管場所を移し替えます。これにより、新年度に発生する文書ファイルを保管する収納スペースを確保することができます。

事務所やオフィスでの保管は、今年度の分と前年度の分の最長で2年間のものと決めておきます。

これ以外で、商法や会社法、法人税法や労働基準法といった法律や業種別に監督省庁によって文書の保存年数が規定されているものは、廃棄年度が同じものを同一の文書保存箱に収納します。それぞれの廃棄年度が来たら文書保存箱ごとに廃棄処理していきます。

文書の保管期間

文書の種類によって保存の「法定年限」が定められていますが、永年保存・10年保存・7年保存・5年保存・3年保存という具合に決められています。

尚、文書保存の法定年限とは別に、会社独自の「社内規定年限」というものを定めているところもありますが、文書管理は時間を経て、随時来る保存年限をいかに管理していくかがポイントとなります。

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