文書管理の種類と保管期間

文書管理の種類と保管期間

文書には、「発生」「伝達」「活用」「保管」「保存」「廃棄」というライフサイクルがありますが、よく使う文書ファイルを事務室内・オフィス内で管理して、文書ファイルは年度ごとにまとめていき、単年度ファイルを年に1回、保管場所を移し替えていきます。保存年限が過ぎたものは、年度単位でまとめた文書保存箱ごと廃棄していきます。

保管と保存の違い

文書の保管

文書のライフサイクルに「保管」と「保存」がありますが、違いはなんでしょうか。

保管というのは、よく使う文書ファイルを事務室内・オフィス内で管理している状態のことを指します。

これに対して、保存というのは、使わなくなった文書ファイルや法律の規定によって、決められた年数とっておかなければならない文書ファイルを文書庫やトランクルームなどで集中的に管理することを言います。

文書ファイルを保存するときのポイントをまとめました。

文書ファイルを保存するときのポイント

保存年限を設定し明記しておく

保存が必要な文書ファイルなどを作成する場合は、必ず保存年限を設定して明記しておく必要があります。

そして、事務室内やオフィス内に置く保存文書は前年度と今年度のみにしておきます。

それ以外の長期保存の書類は保存年限ごとにまとめて文書保存箱に収納して、文書庫やトランクルームで、文書の「発生」から「廃棄」に至るライフサイクル管理をしていきます。

これを毎年繰り返し、順次新しいものに置き替えていきます。

紙文書をできるだけ取捨選択して保管する

文書情報マネジメントでは、まず、紙文書をできるだけ取捨選択して、保管が必要なものだけを文書ファイルとして残します。

通常、文書ファイルは年度ごとにまとめ、単年度ファイルを年に1回、保管場所を移し替えます。これにより、新年度に発生する文書ファイルを保管する収納スペースを確保することができます。

保管規定がある文書は廃棄年ごとにまとめる

事務所やオフィスでの保管は、今年度の分と前年度の分の最長で2年間のものと決めておきます。

これ以外で、商法や会社法、法人税法や労働基準法といった法律や業種別に監督省庁によって文書の保存年数が規定されているものは、廃棄年度が同じものを同一の文書保存箱に収納します。それぞれの廃棄年度が来たら文書保存箱ごとに廃棄処理していきます。

書類の保管期間

書類の種類によって保存の「法定年限」が定められていますが、永年保存・10年保存・7年保存・5年保存・3年保存という具合に決められています。

尚、文書保存の法定年限とは別に、会社独自の「社内規定年限」というものを定めているところもありますが、文書管理は時間を経て、随時来る保存年限をいかに管理していくかがポイントとなります。

こちらの税理士事務所の記事「たまった領収書や税務申告書を捨てるには?」によりますと、今現在の書類の保管期間は、領収書や契約書、税務の申告書は7年のようです。税金の時効が7年なので、そのようになっているとのことです。ただし、赤字は2年繰り越せるので、赤字の会社の場合はプラス2年で、9年間の保管が必要なようです。ただし、大きな商談や不動産契約などの重要な書類は、20年以上保管しておいた方が良いようです。

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