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事業継続計画(BCP)策定と文書保管

事業継続計画(BCP)とは

経営者は地震や洪水・津波といった天変地異の時に、事業資産の損害を最小限に抑えて、すぐに事業を再開(早期復旧)させるために平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法などを取り決めておく計画のことを、事業継続計画「BCP(Business Continuity Plan)」と言います。

これは万が一、企業が被災しても重要な事業を中断させないように、また、仮に中断したとしても可能な限り短期間で再開させるためのプランと言えます。

事業継続計画は、事業の中断に伴って顧客の取引が競合他社へ流出したり、マーケットシェアが低下したり、企業の評価や信用が低下したりするのを防ぐための経営戦略です。

緊急事態は思いがけず発生するものですから、この時に有効な手が打てなければ事業の縮小や倒産させることになるか、従業員を解雇しなければならないという事態を引き起こします。そうならないように、日頃から事業継続計画をしっかりと準備しておくことが大事です。

事業継続計画策定と文書保管について

この事業継続計画は、重要文書の保管とも密接な関係にありますが、これはトップマネジメント・経営層が参画して策定すべき計画です。

具体策としてはバックアップシステムの整備や即応できる要員の確保、代替オフィスの確保、迅速な安否確認などがあります。

また、電子化を活用した事業継続計画対策もあります。業務に必要な紙媒体の文書を電子化して、複数の種類のメディア媒体に保存して分散管理していきます。

この場合、遠隔地にある中継拠点や外部の倉庫などにPDFなどの画像データにした重要文書の情報を分散して保管することで、データをバックアップします。

ネットワーク上に電子化したデータを保管しておけば、何らかの要因で、一時的にオフィスでの業務ができなくなったとしても、自宅や別の拠点から情報にアクセスして業務を続けることができます。

尚、重要文書の電子化で大切なことは、適切なデータ形式に変換して、適切なインデックスをつけて分類することです。それによってバックアップしたデータが検索しやすくなります。