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文書管理の対策

文書情報マネジメントとは

企業や行政機関の文書管理の規則や規定では、文書のライフサイクル(「発生」「伝達」「活用」「保管」「保存」「廃棄」)が導入されています。

こうした文書のライフサイクルに則した文書情報マネジメントとして、効率的に管理するためハードウェア・ソフウェアトやコンテンツを機能的に組み合わせて、目的に応じて文書情報を有効に活用していきます。

文書情報マネジメントは、文字通り、マネジメントシステムなので、計画(Plan)と実行(Do)、監査(Check)と改善(Action)という「PDCAサイクル」に則って運用することになります。

尚、こうしたマネジメントシステムは、一度、構築したからといってそれで終わりというものではなく、時代に合わせて常に改善し続けていく必要があります。

文書管理の対策

これまでは、企業や組織の管理要素として「ヒト・モノ・カネ」が重要とされていましたが、情報システムが進んだ昨今では、これらの要素に「情報」が加わりました。

こうした情報は、何らかの形で「文書」として扱われていますが、文書そのものが業務を営んでいくための源となっています。通常、文書は情報の伝達や記録のために作成されていますが、廃棄されない限り蓄積され続けていきます。そのため、文書管理の対策が重要となります。

文書は事業経営の記録や証拠となるため、法律で保存することが義務づけられていますので、事務所やオフィスなりで保管するなり、特定の倉庫などで保存しておく必要があります。

文書の種類別「法定年限」

文書の種類別「法定年限」は以下の通りです。

  1. 永年保存:定款、株主総会議事録や登記済証(権利証)などの登記・訴訟関係書類官公署に対する提出文書や官公署の許可書といった総務及び庶務系の文書
  2. 10年保存:貸借対照表、損益計算書、営業報告などの商業帳簿・営業に関する重要書類が含まれる経理及び税務系の文書
  3. 7年保存:仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳などの取引に関する帳簿や領収書、預金通帳、借用証といった経理及び税務系の文書
  4. 5年保存:財産形成非課税貯蓄申込書などの経理及び税務系の文書
  5. 3年保存:労働者名簿や雇入、解雇、退職に関する書類と労災保険・災害補償に関する書類、賃金その他労働関係に関する重要書類

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倉庫内に保管されているダンボールの様子

膨大な量の書類を保管するために、東京都では地代家賃がかさばってお困りの企業様も多いはず。

そういった場合には、郊外の土地で書類を保管することも考えられますが、警備などの人件費がかさばっては、郊外に書類を移動させても経費削減にはなりません。

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収納番では、お客様に代行して書類の管理から警備、倉庫の温湿度管理も行います。また不要になった書類は、廃棄処分も行っております。機密文書の保管もぜひお任せください。