トランクルームいろは

文書の「活用」と「管理」

文書の「活用」

文書は、重要書類を保管庫に入れたまま単に眠らせておくのではなく、人から人に伝えるべき情報は「活用」されてこそ意味があります。文書が多くの人の手を介していく中で、情報漏洩や文書そのものの紛失及び盗難といったリスクが高まることもあるので注意が必要です。

会計帳簿や決裁書類、申込書や仕様書など、日常の業務で様々な文書が作成・利用されていますが、こうした「情報資産」の文書は企業の知識や重要なノウハウ、顧客情報が詰まっています。これらの情報を蓄積し、整理した上で、必要なときに必要な情報を「活用」できる状態にしておくことで、文書価値は上がっていきます。

文書の活用方法としては、過去の事例を参照して業務効率を向上させたり、必要な情報を検索しやすくしたり、情報共有を円滑にしたりということが挙げられます。

文書の「管理」

「管理」されていない文書があることで、多くのリスクに晒されることがあります。企業として文書を扱う場合、法令遵守(コンプライアンス)や内部統制(ガバナンス)の面からもきちんとした社内ルールやシステムに基づいて「管理」していくことが大切です。文書の情報流出や紛失によって、多額の損害賠償請求を被ったり、会社の信用の失墜やイメージダウンになったりすることがあります。

文書を扱う際、人的ミスによる文書の紛失及び破損や盗難・不正コピー、自然災害や火災などの外的要因による文書の焼失などのリスクが伴います。

文書管理はいかにして「活用」と「管理」のバランスをとるかがポイントです。それは必要な時にいつでも安心して使えるようにする可用性(Availability)と、許可した人以外に情報を触れさせないようにする機密性(Confidential)をそれぞれルール化します。

電子化による文書管理

電子化による文書管理の手順は「選別」「入力」「検索」です。

【選別】

契約書や提案書などの文書などをスキャンする前に、まず、法令で定められた書類とそうでない書類に分けておき、法令で定められていない書類を「再活用できるかできるかどうか」で選別します。その上で不要な書類を廃棄して、最終的によく見る書類だけにします。

【入力】

紙媒体の文書ではあらかじめ決めた見出しを付けてファイリングしますが、デジタル入力の場合はドキュメントスキャナや複合機でスキャンしていきます。

【検索】

スキャン後のファイルの保管では、それぞれの部署のファイルサーバを利用するという方法もあります。その際、気を付けることとして、フォルダの階層構造は会社の「文書管理ルール」に従って構築します。フォルダも煩雑になりすぎないように、三階層までにしておくことが望ましいです。また、検索性を向上させるためにも、定期的に不要なファイルを削除しておくと良いでしょう。