トランクルームいろは

契約書管理・保管・収納のコツ

契約書管理とは

契約書とは顧客や取引先との契約内容が記された重要な文書のことを言います。これらの契約書は内容によって法的に保存年限が定められていますので、簡単に捨てられません。そのため、適切な場所と適切な状態で管理していく必要があります。

契約書は事業が継続されることで新しくつくられていきます。これらの契約書を整理していく方法は多岐にわたり、非常に煩雑なものになります。例えば以下のような内容が必要になります。

  • ファイリング作業
  • 管理情報の入力作業
  • 違う部署同士や本店支店同士のやり取り
  • 契約書の閲覧を求められた場合の対応
  • 失効した契約書の安全な廃棄

など

このように、管理しなければならない契約書の数も増えるため、その役割を担う専任の人材が必要になって、余計な人件費もかかってしまうこともあります。また、契約書管理のために本来の業務に支障が出てしまっては本末転倒です。

インターネットの普及で変わりつつある契約書管理方法

契約書管理の実態として、最近はインターネットが普及したことで契約書の管理もインターネットを使った管理に変わりつつあります。もちろん、紙媒体の書類がなくなることはありませんので、引き続き、文書の管理は必要となりますが、電子化・データ化した情報を上手に活用していくことが求められています。

契約書管理では文書管理システムなどを利用することによって、契約期限切れを検索しやすくしたり、契約締結の業務をトータルで管理できたり、契約更新日をアラートメールなどによって担当者に知らせたりできます。

契約書管理のメリット

契約書管理の重要性は分かっていても、ビジネスの利益に直結しないと思われている方もいることでしょう。日本のこれまでの商習慣では、自動更新の契約が多いため事務的な手続きだけが行われるケースが多いようですが、契約更新はビジネスにおける絶好のチャンスになりえます。

時間の経過とともに、契約内容が顧客の現状にそぐわなくなっているものもあります。これをふまえて、契約更新時に改善の提案を行なうことによって顧客満足度アップと企業の信頼向上にもつながります。その意味でも、契約更新時期の管理は重要であると言えます。

契約書の収納について

契約書の収納方法については、事業所の規模や仕事の流れによって、都合の良い収納方法が異なります。ときどき契約内容を確認するのであれば、顧客名でソートをして収納をする方が良いです。また、契約の更新をうっかり忘れるようなことが多いのであれば、契約更新期限の順番で並べておくことも考えられます。

一つ言えることは、契約書のセキュリティだけを考えるのではなく、契約書の収納方法のルールを決め、それを事業所のみなさんと共有することです。それにより、契約書を見たいときに取り出すことができ、「管理がきちんとできている」と言えるのではないかと思います。

契約書の保管期間は?

企業ではさまざまな文書が出てきますが、それらの文書の保管期間は、内容によってことなります。では、契約書についてはいかがでしょうか? 個人情報保護という名目もあり、契約書もいずれは破棄されます。契約書の保管期間はきちんと定められていませんが、民法での消滅時効期間の10年が一つの基準のようです。

契約書の収納場所がなくてお困りなら、出し入れが便利でセキュリティーや温湿度管理が充実した、優良トランクルーム「収納番」をぜひご利用ください。