トランクルームいろは

文書ファイリングによる効率化

文書ファイリングとは

文章のファイリング

文書ファイリングとは、単純に書類を整理することではなく、情報をスピーディに活用できるように管理していく方法のことを言います。デジタル化が進んでいても、紙媒体の文書も増え続けています。こうした文書をコンパクトに集中管理し、活きた情報として活用できるようにするのが文書ファイリングシステムです。

具体的には、不要な文書を捨てて、オフィスを整理するとともに、必要な情報を組織的に活用できるような仕組みづくり・ルールづくり(文書の共有化)をしていきます。仕組みやルールとして、保管単位の設定や文書の分類・配列、キャビネットへの収納ルール、保存文書の管理体制作りなどを決めていきます。

また、文書の共有化を行うためにすべての文書を整理していきます。文書の整理はオフィスだけでなく、書庫室や倉庫などの使い方を見直していきます。そして、不要な文書は廃棄します。これにより保存文書も、オフィス内の保管文書同じく、迅速に検索できて取り出しやすくなります。

文書や情報を共有・ファイリングすることにより、文書検索時間が短縮され、保管スペースも削減できます。これ以外にも、文書ファイリングによって社内文書の管理基準、方法、方針などが明確なり、内部統制やセキュリティが強化されることで、重要文書の紛失や盗難などを防止できます。

電子化に伴う文書ファイリング

最近では電子文書が主流となっており、必要な情報をパソコン上で検索して活用することが多くなっています。

原本を保管・保存する必要がある紙文書をファイリングして分類して電子化を行ない、あわせてデータの検索性を持たせることにより、業務の効率化につなげていきます。

最近は光学式文字読み取り装置(Optical Character Reader:OCR)の発達によって、スキャナで読み取ったイメージデータから文字情報が検索できるため、非常に便利です。

また、文書管理システムのクラウドサービスもあり、自社でサーバーやエンジニアを抱えることなく高い検索システムが活用できるようになります。これにより、運営・更新のコスト削減につながります。

さらなる保管スペース確保や管理コスト削減のために

さまざまな手法で文書ファイリングで保管スペース確保や管理コスト削減を行っていくわけですが、他にも効果的な方法があります。

あまり利用されなくなったが保管しておかなければならない書類を、有料トランクルームに預けてしまうという新しい選択です。

有料トランクルームであれば、社内で書類を保管するよりも、保管スペースの確保ができます。また、弊社のサービス「収納番」などのように格安トランクルームに預けることで、コストの削減にもつながります。

社内の文書整理やコスト削減をお考えの企業様は、ぜひ優良トランクルーム「収納番」をご検討ください。