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文書管理とセキュリティ

文書管理とセキュリティ

文書管理とセキュリティ

「セキュリティ」とは文書管理の手法のひとつです。文書管理の方法はいくつかに分類されますが、無許可の人に文書を読まれたり、改ざんされたり、破壊されたりすることをいかに防いでいくか、さらに、文書の安全性をどのように保っていくかがセキュリティの役割です。これは、紙文書だけでなく電子文書にも当てはまります。

常に増え続ける大量のオフィス文書や紙文書を安全に、且つ、効率的に管理していくために、承認機能や高度なセキュリティ設定を付与することにより、内部統制の強化とセキュアな情報共有基盤を実現していきます。

尚、「セキュア」とは暗号や防御ソフトを用いてデータやシステムを技術的に保護して、外部からの攻撃や侵入、盗聴、改ざんなどの危険がないようにすることです。

情報セキュリティとは

情報セキュリティとは、個人情報や機密情報とそれらの情報を保管する施設やシステムに対して行なわれる、改ざん・侵入・漏洩・破壊・停止などの不正行為を防いで、安全性を高めていくことです。情報セキュリティは文書セキュリティと同じで、体系的な文書管理のことを指します。

情報セキュリティには何種類かの特性がありますが、主要なものとして「機密性」「完全性」「可用性」について簡単にご紹介します。

【機密性】

許可を得ていない人が情報を見たり、利用したり、漏洩したりできないよう非公開にすること。情報セキュリティでは必須の項目です。

【完全性】

権限を持たない人が情報を書き換えたり、消したりしないようにすること。情報が見られなくても、情報を書き換えることも考えられるので、それらも防止します。

【可用性】

パソコンやスマートデバイスなどの情報機器から、情報システムを利用したい時に利用できるようにすること。情報セキュリティは強固にすべきですが、本人が情報を閲覧できないレベルだと本末転倒です。

企業には多くの情報資産が存在します。情報資産の有効活用と表裏一体のものとして、情報セキュリティがあります。

具体的な情報セキュリティの対策として、決められた場所以外には情報が格納せず、必要性の薄い情報は削除して、管理対象の情報資産のスリム化を図ります。

機密文書の保管なら収納番

セキュアな文書管理で大切な機密性です。優良トランクルーム「収納番」では、お預かりするダンボールには、第三者による開封防止のため、情報保護ラベルを貼ります。この情報保護ラベルはシールになっており、はがすと、開封した痕跡が残ります。

セキュリティ管理された保管庫への立ち入りや入出庫作業は、安全とセキュリティの観点から全て特定社員にて行うので、文書の機密性が保たれます。

保管された文書は、WEBにてどこに何の資料を保管しているかを確認することができます。また、出荷指示もWEBにて行うことができます。