会社書類の保管場所がなくなったら

会社書類の保管場所がなくなったら

会社では保管期間が決まっている書類があります。そのような紙の書類がたくさんたまり、保管場所がなくなった場合の、定番の書類保管方法をまとめました。

書類の電子化

会社書類の電子化

紙の書類を大量に保管していては保管効率が悪いです。ダンボール箱の中に入った大量の書類は、カテゴリごとにファイリングされていると思いますが、大量の箱の中に埋没してしまっていることでしょう。

まずは、紙の書類を電子化して保管ができるかどうかの検討をすべきです。

書類を電子化するということは、スキャンをしてPDFに変換することです。

最近のコピー機はスキャナの機能を有しているので、スイッチ一つでPDFに変換してくれます。そうすれば、書類をPDF化する作業時間も気にならなくなります。

電子化された書類は、必要になれば印刷をすれば済みますし、必要なくなれば削除してしまえば済みます。

電子化されたデータは、情報漏洩対策などの問題がありますので、そのあたりを考慮する必要があります。

トランクルームで保管

電子化して保管できる資料にも限界があります。電子化するまでもないものや、電子化できないものがあるためです。

そういった資料で会社の倉庫や棚のスペースがなくなってきたら、電子化の次に検討すべきことは、書類をダンボールごとトランクルーム預けることを検討すべきです。

外部倉庫を借りて保管することも考えられますが、優良トランクルームの方がセキュリティがしっかりしていることが多いと思います。

トランクルームは、都心であれば、会社の近所のところではなく、都心から離れた郊外に預けることで、格安に保管ができます。

トランクルームには、紙の書類だけでなく、電子化されたデータを箱に入れてトランクルームに預けることも可能です。保存媒体を会社にそのまま置いておくよりも、安全です。

書類保管なら収納番

当社のトランクルームは、ダンボール箱1箱から保管ができる優良トランクルームによる書類保管サービスです。

集配のご手配は、ネットから申込ができるので、お気軽にダンボール箱のお引き取りいただけます。

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