トランクルームいろは

企業の書類保管の上手な方法

企業の書類保管の上手な方法について、ご紹介します。

書類保管のルールを決める


企業の書類と言えば請求書や納品書の控えなど、いろいろな書類がありますが、年々山のように溜まってきます。

それらの企業の書類は、決められた年数だけ保存しないといけません。

役所などの調査で書類を提出を求められたときに、必要な書類が見つからなかったらどうでしょうか?

そのようなことなくすためにも、きちんと書類を保管する体制を整えておきたいところです。にしておきます。

そのようにしていると必要な書類がすぐに取り出すことができて便利です。

書類保管のコストを下げる保管ルールづくり

小さな会社が大きな会社に成長するときには、必ずこの書類の保管するルール作りが必要になってきます。

このルール作りをきちんとすることができたら、書類の保管コストも下がってきます。

書類保管のルールが決まったら、次にそのルールに従ってファイリングをしていきます。文書ファイルができたら、次に決められた棚にルールに従って順番に入れていきます。

また、ファイリングされた文書は「文書保管リスト」を作って、どこにどのような書類が存在するのかを明確にしておきます。

そのようにしていると必要な書類がすぐに取り出すことができて便利です。

保管書類が大量に増えてきたら?

さて、ここで運用上で困った問題が出てくる場合があります。

当初予想していたよりも文書ファイルが大量になってきて、文書保管倉庫から溢れてきたらどうしましょうか?

書類保管のことを、あまり何も考えていない企業であれば、ダンボール箱に入れて棚の横に山積みされていることもあります。書類が必要になったときに、大量の書類の中から探し出すことは困難です。

そうなるとせっかく作ったルールもムダになってきて、書類を探すことが困難になってきます。 そういったときに便利なのがトランクルームです。

東京や埼玉でトランクルームサービスを利用するなら

トランクルームは、一般的には収納部屋をレンタルするサービスですが、部屋を借りるほどではないときは、「収納番」のようにダンボール単位で書類を預けるサービスはいかがでしょうか。クラウドサービスで、大量の書類の管理にも役立ちます。

東京や埼玉で、箱単位で預かってもらえるトランクルームをお探しなら、さいたま市を中心に埼玉県や東京23区で文書保管を代行するサービス「収納番」を、ぜひご利用ください。

弊社のトランクルームは、セキュリティーと温度管理をしっかり行っていることが認められた、トランクルームです。大切な書類を安心して預けて頂けます。

トランクルーム「収納番」ならダンボール1箱から書類保管を致します

企業様の大切な書類の保管をダンボール箱1箱から格安で行っております。

規定サイズのダンボール箱をお送りするので、それに預けたい書類を入れてください。ダンボールに書類が入れ終わったら、ご連絡を頂き、集荷しに伺います。

ダンボールのサイズは写真のように、2種類あります。

・ダンボールS1サイズ : B5サイズのコピー用紙が5,000枚
・ダンボールS2サイズ : A4サイズのコピー用紙が5,000枚

集荷は規定の料金で、格安で文書保管が可能です。尚、出庫料と配送料は、別途、費用がかかりますが、入庫料と集荷料は無料で行っています。

企業の書類の他にも、危険物や食べ物などの保管が難しいもの以外なら、規定のダンボールに入れば、書籍や雑貨など何でも保管が可能です。まずはお電話またはメールにてご連絡をください。