トランクルームいろは

機密文書の保管と管理

機密文書の保管

機密文書は、社内及び取引先情報が含まれる重要文書や個人情報が含まれる契約書、申込書、キャンペーンなどのアンケート、病院で管理しているカルテなどがあります。

また、取引先などから受け取った文書などは、契約書の秘密保持条項や秘密保持契約での秘密保持義務が課せられます。こうした秘密保持条項や秘密保持契約書には、すべての情報・資料を秘密扱いとするものだけでなく、「秘密」及び「機密」と表示されたものだけを秘密扱いとするものがあります。

機密文書は、法律や社内規定などで、どれぐらいの期間の保管が必要かが定められています。

これらのような、長期間の保存が必要な機密文書をオフィス内や病院内で保管する場合は、保管システムの構築の手間や管理コスト、セキュリティの面で問題が生じてしまいます。そのため、機密文書の保管ができる優良トランクルームが注目されています。

機密文書の管理での注意点

ISO27001でもあるように、機密文書の管理では、情報の「機密性」「完全性」「可用性」が大切です。

機密性

機密文書の管理においては、いかにして「秘密・機密」を守るかが重要です。

秘密や機密は守るだけでは目的を達したことにはなりません。そのため、機密文書の管理では守ると同時に、保管した文書を活用できるようにしていきます。

これ以外にも、個人情報の扱いも気を付けなければなりません。

個人情報漏洩事件が発生した場合、会社の信用失墜というリスクや損害賠償や事故対応のコストがかさんでしまいますので、注意が必要です。文書管理がずさんなオフィス環境では、文書の私物化や不要文書の氾濫によって組織の情報管理に影響が出ます。

完全性

完全性とは、簡単に言うと情報が間違っていないことです。機密文書を保管していたら、いつの間にか機密文書がバラバラになっていて、情報が失われてしまってはいけません。保管や持ち出しについて、一定のルールが必要になります。

可用性

可用性とは、情報をいつでも利用できることです。情報は使うことができると、価値を発揮します。機密文書の保管が厳重すぎたり、保管がずさん過ぎると、どこに機密文書が存在するのかが分からなくなることもあります。

保管スペースでお困りなら優良トランクルームでの保管がおすすめ

社内で顧客文書を保管したいがオフィスの保管スペースが手狭になってお困りの方や、社内からの情報漏洩を予防するための対策を取りたい場合、災害に対するリスク分散のため外部で文書保管したい場合は、セキュリティが行きとどいた優良トランクルームを利用することがおすすめです。

優良トランクルームでの機密文書の保管は、一定期間の保管が義務づけられている書類の保管や、使用頻度が低くても永久保存しておかなければならない文書を保管するのに向いています。

ここ最近、文書のデータ化が進んで書類が減少しているとはいっても、紙媒体の文書がすべてなくなるわけではありません。地震や停電など災害が発生した場合、パソコンが使えなくなってデータが閲覧できない事態も予測されることから、紙媒体で保管するというニーズも高まっています。

機密文書の管理は会社にとっても非常に重要で、システマティックな管理体制を構築し、それらが機能しているかどうかをしっかりとチェックしていくことが大事です。

保管のアウトソーシングなら収納番にお任せください

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