機密書類とは？
機密書類の管理や廃棄

機密書類とは？

機密書類並びに機密文書とは、文字通り、会社や組織にとって特に秘密保持が必要な文書

• 会社の企業秘密に関する書類
• 取引先から受け取った秘密書類
• 個人情報を記載した書類

などのことを指します。機密とは最重要部分に関した秘密を意味します。

政治、軍事、国家などに関する極めて大切な秘密を記した文書・書類もあり、機密書類は大きく極秘文書、機密文書、社外秘文書の三種類に分けられています。

機密文書は、それが外部に漏れると会社どころか、国家や大きな組織であっても先行きが怪しくなることもあります。これらは、単に秘密を守っていれば良いだけの書類ではないため、厳重な管理が必要になります。

機密書類の管理

機密情報はパソコンなどからデータ漏洩することもありますが、紙媒体から流出するケースが多いため機密書類（機密文書）の管理が非常に重要になります。

会社などで機密書類を管理する際、金庫などしっかりとした保管庫で保管することが大切です。また、機密書類の管理や扱いに関しての社内ルールをつくり、そのルールを徹底させることも大切です。管理者は誰か、どのように保管するのか、取り扱いをどうするのかといったことを決めて、徹底することです。

これは不正競争防止法の営業秘密として保護を受けるためにも不可欠な措置です。

最近は顧客情報の流出が問題になっています。個人情報・機密情報が漏洩したために損害賠償や会社の信用の失墜、事故対応のコストが発生してしまいます。こうした事態を引き起こさないためにも、機密書類の管理体制は万全にしておく必要があります。

機密文書の管理方法は、明確に決まっているわけではありませんが、管理するルールを明確にして運営し、管理方法を改善していくことも大事です。

機密書類の廃棄

多くの個人情報が含まれる事務書類、増え続ける機密書類や病院から発生するカルテや保存期間が過ぎた機密文書を適切に機密滅却処理する必要があります。

機密書類の処理方法としてはシュレッダー処理が一般的ですが、裁断作業の事前にホチキスの針やクリップを外したりする作業が面倒です。

シュレッダー処理以外には溶解処理があります。この方法なら、ホチキスやゼムクリップなど、小さな金属類は、「なるべく取り除いてください」と言われることが多いですが、付いたままでも大丈夫です。途中の工程でホチキスやゼムクリップは自動的に分別され、それぞれ処理されます。

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