トランクルームいろは

文書保管サービスの活用方法

文書保管の大切さ

重要書類や機密文書の原本は社内ではなく、災害や火事などに対して高い耐性を持つ倉庫に預けることが、事業継続計画(BCP)の対策上からも有効です。

経営における経理書類や契約書、図面など長期保管が必要な重要文書の原本は様々なシチュエーションを想定して、耐震・耐火構造、及び多重セキュリティシステムを備えた文書専用保管庫で保管することが大切です。

そういったことからも、弊社のような文書保管を専門とする文書保管サービスを利用する企業様が増えてきました。

文書保管と事業継続計画(BCP)

無視できなくなった企業の震災対策

平成23年3月11日に発生した東日本大震災では、中小企業の多くが貴重な人材を失っただけでなく、会社の設備などを失ったことで、やむなく廃業に追い込まれたケースがありました。

それほどの被害がなかったところでも、復旧が遅れたことによって、自社の製品やサービスが供給できなくなったため、顧客が離れ、事業そのものを縮小せざるを得なくなり、従業員を解雇するという事態に陥ったケースもありました。

緊急事態はいつ起こるか分かりません。こうした緊急事態への備えために、大切な書類は文書保管サービスを利用するなどして安全な場所で保管するだけでなく、事業継続計画(BCP)を策定することが大切です。

もちろん、震災などの緊急事態が事業継続計画の想定どおりに発生するわけではありませんが、緊急事態において的確な決断を下すためには、事前に対処の方策について検討を重ねて、日頃から継続的に訓練しておくことが重要です。

事業継続計画を策定のメリット

事業継続計画を策定及び運用することで、緊急時の会社の対応力が鍛えられます。

また、事業継続計画の策定によって、在庫管理の実態、顧客管理の実態といった自社の経営の実態が把握できるメリットがあります。

事業継続計画を策定し運用することにより、防災に係る融資や保険の優遇が受けられる場合もありますし、取引先や社外からの信用も高まります。

そして、あまり利用しない機密書類などの保管は、自社の倉庫ではなく、文書保管サービスに任せることがおすすめです。

文書保管サービスの活用

文書保管サービスを活用して、文書を外部保管すると、これまで文書が占めていたオフィススペースを有効活用できます。文書保管サービスを選ぶときのポイントは、価格だけで選ぶのではなく、セキュリティと入出庫の容易さです。

弊社の文書保管サービス「収納番」では、会社からインターネットを使って、出庫や入庫の依頼から、保管している書類の管理を行なうことができ、とても便利です。

また、保管している文書を会社まで集配するサービスも行っております。弊社の倉庫にて保管している書類保管箱を、必要なときに会社にお届けいたします。

これ以外にも、保存期限が過ぎた文書の廃棄・溶解処理をする破棄代行も行っております。弊社の文書保管サービスをご利用の方は、まずサービス内容をご確認の上、お電話をください。皆様のご利用をお待ちしております。