文書保管サービスの活用方法
事業継続計画(BCP)とは?

文書保管サービスの活用方法

大量の文書があるなら文書保管サービスを利用すべき

重要書類や機密文書の保管は、災害や火事などに強い倉庫に預けることが、会社の経営を安定や事業継続計画(BCP)の対策の上でも重要。文書保管サービスを活用することで、文書を安全に保管、オフィススペースを有効活用ができます。

社内で大量の文書保管をするのにもコストがかかります。文書管理費のコスト削減にも、文書保管サービスが効果的です。

文書保管の大切さ

文書保管の震災対策

重要書類や機密文書の原本は社内ではなく、災害や火事などに対して高い耐性を持つ倉庫に預けることが、事業継続計画(BCP)の対策上からも有効です。

経営における経理書類や契約書、図面など長期保管が必要な重要文書の原本は様々なシチュエーションを想定して、耐震・耐火構造、及び多重セキュリティシステムを備えた文書専用保管庫で保管することが大切です。

そういったことからも、弊社のような文書保管を専門とする文書保管サービスを利用する企業様が増えてきました。

文書保管と事業継続計画(BCP)

無視できなくなった企業の震災対策

平成23年3月11日に発生した東日本大震災では、中小企業の多くが貴重な人材を失っただけでなく、会社の設備などを失ったことで、やむなく廃業に追い込まれたケースがありました。

それほどの被害がなかったところでも、復旧が遅れたことによって、自社の製品やサービスが供給できなくなったため、顧客が離れ、事業そのものを縮小せざるを得なくなり、従業員を解雇するという事態に陥ったケースもありました。

緊急事態はいつ起こるか分かりません。こうした緊急事態への備えために、大切な書類は文書保管サービスを利用するなどして安全な場所で保管するだけでなく、事業継続計画(BCP)を策定することが大切です。

もちろん、震災などの緊急事態が事業継続計画の想定どおりに発生するわけではありませんが、緊急事態において的確な決断を下すためには、事前に対処の方策について検討を重ねて、日頃から継続的に訓練しておくことが重要です。

事業継続計画を策定のメリット

事業継続計画を策定及び運用することで、緊急時の会社の対応力が鍛えられます。

また、事業継続計画の策定によって、在庫管理の実態、顧客管理の実態といった自社の経営の実態が把握できるメリットがあります。

事業継続計画を策定し運用することにより、防災に係る融資や保険の優遇が受けられる場合もありますし、取引先や社外からの信用も高まります。

そして、あまり利用しない機密書類などの保管は、自社の倉庫ではなく、文書保管サービスに任せることがおすすめです。

文書保管サービスでコスト削減

文書保管サービスでコスト削減

都内のビルには、たくさんの企業が入居しています。事業活動で出た文書の保管を、そのビル内で行えば、文書の活用を容易に行うことができます。しかし、作成された文書の中には長期間利用されないものもあります。そういった文書を都内のビル内に置いておくことは、コスト面でもったいないことです。

文書保管のコスト削減には、文書保管サービスの利用がおすすめです。使われなくなった文書で、長期間保存しておくべきものは、当社のように、地価が格安の郊外に倉庫を持つ文書保管サービスを利用すると良いでしょう。

文書保管サービスの活用

文書保管サービスを活用して、文書を外部保管すると、これまで文書が占めていたオフィススペースを有効活用できます。文書保管サービスを選ぶときのポイントは、料金が安いことはもちろんのこと、それだけで選ぶのではなく、セキュリティと入出庫の容易さも大切な要素です。

弊社の文書保管サービス「収納番」では、会社からインターネットを使って、出庫や入庫の依頼から、保管している書類の管理を行なうことができ、とても便利です。

また、保管している文書を会社まで集配するサービスも行っております。弊社の倉庫にて保管している書類保管箱を、必要なときに会社にお届けいたします。

これ以外にも、保存期限が過ぎた文書の廃棄・溶解処理をする破棄代行も行っております。弊社の文書保管サービスをご利用の方は、まずサービス内容をご確認の上、お電話をください。皆様のご利用をお待ちしております。

法人のお客様

書類保管サービス

保管料1箱165円~/月

(S2段ボール箱   :44cmx33cmx26cm)

契約書類、機密文書、ファイル、カルテなどの書類をセキュリティ保管