トランクルームいろは

格安で文書保管をするならトランクルーム

文書保管のアウトソーシングのメリットは、オフィススペースの有効活用と賃料の削減、管理コスト削減だけでなく、個人情報を含む重要文書の管理強化並びに、文書管理事務の効率化が可能なこと。トランクルームでの文書保管は、Webシステム活用で格安に。文書の保管を集約し企業独自の文書管理ルールの制定をすることで、個人情報保護法にも対応した文書管理システムとして運用可能です。

文書保管はアウトソーシングで格安になる

大量の書類をアウトソーシングで保管

オフィススペースにあふれる大量の書類の保管にお困りになっていませんか? 文書保管をトランクルームに格安でアウトソーシングすることで、文書保管に関するコスト削減が可能です。

オフィスの文書としては、機密情報を含んだ書類や個人情報などを含む各種の申込書や契約書、経理書類といった重要書類や図書、図面などの専門的なものや、カルテやレントゲンフィルム類などがあります。

こういった文書の保管を外部の倉庫などにアウトソーシングするメリットとしては、オフィススペースの有効活用と賃料の削減があります。これ以外にも、個人情報を含む重要文書の管理強化や文書管理事務の効率化が図れます。

書類保管に格安トランクルームはいかが?

文書保管するにあたり、原本の重要性や検索のしやすさ、保管コストなどの観点から、保存箱や封筒、ファイルなどの保管対象に合わせた最適な管理形態を考える必要があります。

文書保管をアウトソーシングすることで、格安なトランクルームのメリットを活かして、文書保管にかかるコストを削減できます。収納番が格安にアウトソーシングできる理由を述べたいと思います。

格安で文書保管する方法

格安で文書保管する方法として、当社の優良トランクルーム「収納番」のご利用をおすすめします。収納番では、倉庫を東京23区内の都心ではなく、郊外にあります。文書保管を格安でアウトソーシングできるトランクルームです。

収納番をご利用いただくと、インターネットを活用した書類管理や出荷指示ができて便利です。

Web活用で書類管理

保管したものやお預かりした物件ごとに区分された保管庫で管理する際、Web対応のシステムを活用しながら一元管理していくことで、文書保管のコストだけでなく、文書管理コストの削減も可能です。

東京都内の企業様に、機密文書保管庫のアウトソーシングとしても多くご利用いただいております。

Webシステムを使うことによって、FAXでの出入庫の指示によらず、すべての管理をWeb上で行なえるようになります。これにより、アクセス制限や承認システムによって高いセキュリティを確保できます。

また、当社を含め、トランクルームでは、基本的には文書保存箱(ダンボ-ル)1箱から預かってくれるところが多く、管理形態によって文書保存箱やファイルケース、ファイルなどによる管理を実現します。

Webでの出荷指示で便利

WEB出荷指示フォーム

この他にも、トランクルーム「収納番」が採用したWEBで出庫指示ができるシステムがあります。

当社のトランクルームに預けた文書保管箱を手元に戻したい場合には、WEB出荷指図フォームより手軽に出荷指示ができます。

出荷指示の方法は、出荷指図をする保管ケースの伝票NO.やご希望日時、配送先をご入力いただき、送信するだけです。

文書管理システムの導入事例

事例ご紹介

保管場所の確保が難しく、保存ルールや廃棄方法が統一できず、保存すべき文書と廃棄すべき文書が不明確になっており、個人情報のセキュリティ管理に不安がある企業に文書管理システムを導入した事例をご紹介します。

それぞれの店舗の文書が集約され、さらに企業独自の文書管理ルールの制定をサポートして、個人情報保護法にも対応した文書管理システムに組み込んで運用できるようになりました。

また、文書保管場所の集約に伴い、保存する文書と廃棄する文書の選別や、文書目録の作成なども行いました。

書類管理の仕組みづくりで利便性と安全性がアップ

保存年限規程を制定するためのサポートでは、適切な文書のライフサイクル(保存と廃棄)を維持し、法令遵守を実現できるルールを制定しました。機密性の高い文書や不要文書に関しては、廃棄できる仕組みもつくりました。これにより、文書管理の利便性と安全性が一段と高まりました。

文書保管を格安で安全に行うなら、東京・埼玉の優良トランクルーム「収納番」をご検討ください。

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