トランクルームいろは

カルテ(診療録)などの外部保存のガイドライン

カルテ(診療録)などの外部保存

病院での文書

究極の個人情報とも言えるカルテやレントゲン(診療録)は患者の診療に関する経過を記録したものであり、これらは、『医師法』の24条によって、記録した後5年間(フィルム類は3年間)の保存が義務づけられています。

ただ、実際の医療現場では、緊急時の対応や再検査による医療コスト増の防止の観点から、法定の保存期限を経過したカルテであっても、可能な限り保管している病院が多いようです。昨今、病院での保管スペースの不足が問題となっていますが、毎年毎年増え続ける診療録を限られた院内スペースで保管管理するには限界があります。

こうした問題を解決するために、利用頻度が低いカルテやレントゲンなどの診療録を外部の専門会社に保管して、管理業務を委託するという方法があります。外部委託(アウトソーシング)することで、個人情報管理のリスクを低減させるとともに、カルテ管理に関わる業務負荷の低減と収納スペースを確保するための賃貸料などの管理コスト削減や人件費の削減にもなります。

すでに、診療録管理のアウトソーシングは多くの医療機関で利用されています。「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン(厚生労働省)」に則って、カルテなどを外部に保存する際の基準を満たす外部委託先を選ぶようにしてください。

外部保存のガイドライン

厚生労働省から「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」が公表されていますが、こうしたガイドラインに従って、カルテやレントゲンなどの診療録を外部保存などで文書管理していくと良いでしょう。

電子媒体によって外部保存を行う場合

電子媒体によって外部保存を行う場合は、外部保存を行う病院や診療所などの管理者は運用管理規程を定めた上で、患者のプライバシー保護に配慮して個人情報保護がきちんと担保されるような形で実施していきます。

紙カルテを外部保存する場合

紙カルテのまま外部保存を行う場合は、患者のプライバシー保護と個人情報保護に留意しながら、必要に応じてすぐに紙カルテやレントゲンなどの診療録が利用できる体制を確保しておく必要があります。

尚、電子媒体にせよ、紙媒体にせよ、外部保存はカルテやレントゲンなどの診療録の保存義務を有する病院または診療所などの責任の下で行ないます。その際、万が一、事故などが発生した時の責任の所在を明確にしておくことも大切です。