機密文書の保管と管理
機密性・完全性・可用性が大切

機密文書の保管

機密文書は、社内及び取引先情報が含まれる重要文書や個人情報が含まれる契約書、申込書、キャンペーンなどのアンケート、病院で管理しているカルテなどがあります。

また、取引先などから受け取った文書などは、契約書の秘密保持条項や秘密保持契約での秘密保持義務が課せられます。こうした秘密保持条項や秘密保持契約書には、すべての情報・資料を秘密扱いとするものだけでなく、「秘密」及び「機密」と表示されたものだけを秘密扱いとするものがあります。

機密文書は、法律や社内規定などで、どれぐらいの期間の保管が必要かが定められています。

これらのような、長期間の保存が必要な機密文書をオフィス内や病院内で保管する場合は、保管システムの構築の手間や管理コスト、セキュリティの面で問題が生じてしまいます。そのため、機密文書の保管ができる優良トランクルームが注目されています。

機密文書の管理での注意点

ISO27001でもあるように、機密文書の管理では、情報の「機密性」「完全性」「可用性」が大切です。

保管スペースでお困りなら優良トランクルームでの保管がおすすめ

社内で顧客文書を保管したいがオフィスの保管スペースが手狭になってお困りの方や、社内からの情報漏洩を予防するための対策を取りたい場合、災害に対するリスク分散のため外部で文書保管したい場合は、セキュリティが行きとどいた優良トランクルームを利用することがおすすめです。

優良トランクルームでの機密文書の保管は、一定期間の保管が義務づけられている書類の保管や、使用頻度が低くても永久保存しておかなければならない文書を保管するのに向いています。

ここ最近、文書のデータ化が進んで書類が減少しているとはいっても、紙媒体の文書がすべてなくなるわけではありません。地震や停電など災害が発生した場合、パソコンが使えなくなってデータが閲覧できない事態も予測されることから、紙媒体で保管するというニーズも高まっています。

機密文書の管理は会社にとっても非常に重要で、システマティックな管理体制を構築し、それらが機能しているかどうかをしっかりとチェックしていくことが大事です。

保管のアウトソーシングなら収納番にお任せください

機密文書の保管における経費削減や保管のアウトソーシングなら、優良トランクルーム「収納番」にお任せください。収納番は、さまざまな企業のお客様の機密文書の保管実績がございます。

自社よりも格安で安全に保管システムを構築することができ、預けた機密文書を安全に保管できるだけでなく検索や管理が行え、コスト削減にもつながります。また、出庫依頼がWebより行え便利だと、お客様からご好評を頂いております。