文書保管をアウトソーシングするメリット

企業で大量の文書保管に困ったら

企業では、作成された文書を保管しておく必要があり、その文書が増え続けていくことがあります。ダンボールに年単位で資料を入れたものを倉庫のラックに置いていくことがほとんどのことでしょう。いずれはそのラックも、見られない資料でいっぱいになってしまいます。

その文書を電子化してメディアに保存しておく方法もありますが、そのデータが消えてしまうことのリスクも考慮すると、紙媒体で保存しておいた方が安心ということもあることでしょう。

紙媒体で文書保管をしておくと、企業の倉庫はいつの間にかいっぱいになっていることがよくあります。立地条件の良い場所の会社であれば、そのスペースを確保するために、土地代が高くつくこともあります。

物流倉庫であれば、倉庫の一角に文書を保管しておけばよいかもしれませんが、その場所は価値を生み出さないスペースとなり、倉庫の稼働率が悪くなる可能性もあります。

文書保管のアウトソーシングという選択

そういったときにお勧めなのが、ダンボールに詰められた文書保管をアウトソーシングする方法です。

当社は、ダンボール単位で文書を保管するサービスを、さいたま市と東京23区を中心行っています。規定のダンボールでセキュリティ管理された倉庫に確約で保管いたします。

ダンボール箱の集配もいたしますし、緊急であれば当社の倉庫まで対象のダンボール箱を取りに来ていただくことも可能です。

文書保管をアウトソーシングするメリット

文書保管をアウトソーシングする大きなメリットは、次の2点です。

1. 文書保管コストの削減
2. 文書管理が容易になる

まず、コスト削減ですが、文書が保管されている貴社のオフィスや倉庫は、都内であれば家賃が高いはずです。当社のような都心の郊外にある倉庫であれば、保管料が格安になります。

当社では文書管理用のシステムをご用意していますので、それを利用することで、どのダンボールにどのような文書が入っているかが分かります。

「郊外の倉庫に文書を保管したら、すぐにその文書が欲しい場合はどうしたら良いのか？」と疑問を持たれる方もいらっしゃることでしょう。

そもそも、長期保存をしておかなければならない文書を引っ張り出したことは、どれぐらいの頻度あるでしょうか。せいぜい1年前ぐらいのものまでのことでしょう。そうならば、2年以上前の文書はアウトソーシングで預けると良いでしょう。

文書保管でお困りであれば、当社までご相談ください。