書類保管サービスとは？

書類保管サービスとは？

書類保管サービスとは、書類保管をアウトソーシングする、書類を専門として保管する、主に法人向けのサービスのことです。保管方法は、基本的にダンボール箱に書類を入れて、ダンボール箱単位で保管します。

企業では、業務の中で発生した書類を、見ることはほとんどありませんが長期保存しなければならないものもあります。そういった資料をダンボール箱に入れて保管してくれるものです。

機密性の高い書類でも、セキュリティ保護された倉庫で保管してくれるところもあります。

遠方の場合は宅配便などの配送サービスを利用しっますが、業者によっては、書類が入ったダンボール箱の集荷や配送までしてくれるところもあります。

当社の書類保管サービスでは、セキュリティ保護された倉庫があり、東京都と埼玉県の集配エリアであれば、ダンボール箱の集荷と配送の代行も行っています。

書類保管サービスを利用するメリット

書類保管サービスを利用するメリットとは、書類を格安で保管できることです。

「自社で保管していたら無料ではないか」と思われたかもしれませんが、会社は家賃を支払っていると思います。家賃を有効に活用するためには、出来る限り付加価値を生むことに場所を利用したいものです。

オフィスなどで書類がたまってきたら、事業活動をするスペースが狭くなってしまい、場所を利用する効率が悪くなります。

オフィスの書類を書類保管サービスに預けてしまったら、書類保管に使っていたスペースを確保できるので、オフィスの空間を効率よく利用すうｒことができます。そういったことから、「書類保管サービスを利用すると格安になる」と言えます。

企業の書類には、保管期間が決められているものがあります。その期間、書類を会社の部屋にずっと置いておくよりは、書類保管サービスに預けてしまうことで、空いたスペースを有効活用できるメリットがあります。

書類保管サービスのデメリット

書類保管サービスを利用することのデメリットもあります。それは、書類を預けてしまうので、「すぐに書類を見たい」と思ったときに、見られないことです。よって、普段は確認することはないが、緊急事態のときにすぐさま確認するような書類は、書類保管サービスに預けるべきではありません。

料金について、書類を配送するのにも料金がかかるというデメリットもあります。頻繁に見たい書類を書類保管サービスに預けてしまったら、配送料がそれだけ多くかかってしまいます。省スペースでコスト削減ができたとしても、配送料が高くなってしまったら良くありません。

そのようなことから、書類保管サービスに書類を預けたい場合は、緊急のときにすぐに確認する必要がある書類と、頻繁に確認する可能性がある書類を除いておき、それらは社内で保管しておくことが大事です。

当社の書類保管の料金

当社の書類保管サービスの料金は、法人のお客様はS2サイズのダンボール箱1ケースあたり月々165円～（税込）で収納・保管いたします。敷金・礼金・初期手数料などの初期費用は無料です。

保管料金は、保管ケース数によって異なります。また、100箱以上の保管の場合は、さらなる割引料金をご用意していますので、書類保管の外部委託なら当社にご相談ください。

個人のお客様は、S1サイズとS3サイズの2種類のダンボール箱がございます。

また、気になるダンボール箱の料金ですが、当社指定のダンボール箱をご利用いただきますと、1年保管以上の場合は無料になります。

法人向けの書類保管サービスをお探しなら、トランクルーム「収納番」にお任せください。