大量のビジネス文書の保管はトランクルームへ

ビジネス文書とは、ビジネスで使用されるさまざまな文書のことです。

ビジネス文書は、デジタル化が進められペーパーレスが当たり前になってきていますが、未だに紙で作成されたビジネス文書が大量に溜まっていく場合があります。

紙で印刷して仕事をした方が、やはりミスが少なかったり、意思疎通が通じやすかったりするからです。そういった資料をアーカイブとして残していく組織もあります。

企業によっては、メールのやり取りを一定期間保管しておくようにしているところもあることでしょう。

メールでのやり取りを時系列で印刷してファイリングしておくと、誰でもメールのやり取りを確認できますし、パソコンが故障してもアーカイブが残ります。

メールには添付ファイルが付いていることがありますが、メールがあまりにも溜まりすぎると、パソコンの容量を存外圧迫していることがあります。「メールだと、過去の送受信した内容を保存しておける」と思っていても、やはり容量には限界があります。

以前に、「メールのやり取りが多い場合は、印刷してファイリングしておいた方が良い」と聞いたことがあります。しかし、紙に印刷して保管する場合は、保管場所に困ってしまうことでしょう。

「パソコンにメールの内容を保管しておくことは、パソコンの容量の問題で困ってしまう。」「メールの内容を印刷して保管しておくにしても、印刷物の保管に困ってしまう。」

前者の場合は、大容量の外部ストレージにメールの内容を保管しておけば良いでしょう。後者の場合は、印刷物をトランクルームに預ける方法があります。

当社のトランクルームは、ダンボール箱単位で紙のビジネス文書を預けられるサービスをご提供しています。小ロットから格安でお預かりいたしますので、どうぞご利用ください。