文書保管サービスとは？

文書保管サービスとは？

文書保管サービスとは、貴社に代わって文書保管を代行してくれるサービスのことです。

文書保管の方法には、ダンボール箱に書類を入れて倉庫に保管するタイプと、電子化された文書をクラウドサーバーに保管するタイプがあります。

企業では、見なくなった書類が山のように溜まっていくものです。契約書類や請求書の控えといったものは、法律で「何年保管するのか」ということが決まっています。そういった書類は、念のため法定期間以上に保管することになります。

捨てても良いものの中には、カタログや資料といったものです。展示会でもらったり、営業に来られた企業の書類も山のように溜まっていく場合があります。そういったものは、捨てても良いのですが、なぜか捨てることができずに溜まっていく場合もあります。

不必要な書類は、定期的に処分し、残しておくべきものはダンボール箱などの保管箱に入れて、会社の片隅に積み上げられていくと思います。それが溜まってきて場所を占拠してくことになります。

そういったダンボール箱は、文書保管サービスに預けることで、空きスペースを活用できるようになります。

倉庫に預けるタイプの文書保管サービスについてご説明いたします。

文書保管のダンボール箱

ダンボール箱に入った紙の文書を、倉庫に保管する文書保管サービスは、指定されたダンボール箱を利用して保管していくことが多いです。当社の収納番でも、基本的には当社指定のダンボール箱に入れていただき、それを保管しています。

お客様によっては、他の業者で預けていたものを、当社にご依頼いただくこともあるため、そのときに使用していたダンボール箱を預けられるお客様もいらっしゃいます。

文書保管サービスの利用料金

文書保管サービスの料金は、預けるダンボール箱の数で料金が決まります。基本的には、ダンボール箱の個数に単価を掛けたものになります。

その単価は、ダンボール箱の数で異なります。当社のサービスの基本料金は、次の通りです。

100箱以上のもっとたくさんのダンボール箱を預けたいというお客様には、さらなる割引料金が適用されます。

文書保管サービスを利用するメリット

文書保管サービスを利用するメリットは、ダンボール箱のスペースを有効活用ができることです。

都心のオフィスでは、家賃が高いと思います。そこに、ほとんど利用しないスペースができてしまうことになるので、オフィスの利用効率が下がり、コストアップしてしまいます。

文書保管サービスを利用すると、格安料金でダンボール箱を預けることができるので、オフィス活用の効率が上がり、結果的にコスト削減につながります。

また、最近では震災が多くなってきました。南海トラフ地震の発生も示唆されています。南海トラフ地震が発生すると、東京都の千代田区や港区などの東京湾に面している場所では、高さ10mの津波が予想されています。

書類が津波に襲われてしまったら、機密文書などの重要書類が外部に漏れてしまう可能性もあります。そういった災害対策にも、文書保管サービスが利用される場合があります。

文書保管サービスを利用するときの注意点

文書保管サービスにダンボール箱ごと預けてしまったら、預けた書類が必要となったときに、探し出しにくいというデメリットがあります。

書類が必要なのに、「どのダンボール箱に入れたのだろうか？」となったり、社内に置いてあるダンボール箱なのか、それとも預けたダンボール箱に入っているのか分からなくなる場合さえあります。

そこで、文書保管サービスを利用する場合は、ダンボール箱にどのような書類が入っているのかを管理することが大事です。

当社では、お客様がそのような事態にならないように、お預けいただくダンボール箱の中身を管理できるアプリをご利用いただいています。

ダンボール箱をいず預けたのか、その中身にはどのような文書が保管されているのかを管理できます。ダンボール箱に入った文書が必要となったときは、そのアプリの画面から、ダンボール箱の出荷指図もできます。

個人も文書保管サービスを利用可能か？

「文書保管サービスは、企業でないと利用できないのでは？」とお考えの方もいらっしゃいますが、個人でも文書保管サービスを利用できる業者があります。

大手の文書保管サービスでは、大ロットでの保管が主となるため、個人の方は相手にしてもらえないかもしれません。当社のような小ロットから預かるサービスであれば、個人の方の文書保管にも対応しています。

東京都や埼玉県の小ロット～大ロットの文書保管サービスなら収納番

東京都や埼玉県で、小ロット～大ロットの文書保管サービスをお探しなら、収納番をご利用ください。

当社では、1箱からのお預かりをしています。法人のお客様のみならず、個人のお客様の文書保管もいたしております。

文書保管をご希望の方は、お気軽にお電話ください。