株主総会の議事録はどこに何年保管すべきか？

会社で残すべき書類はいくつもあります。保管する条件や保管する期間はまちまちです。保管条件や期間は、いろいろな法律に点在していて判りにくいものです。

株主総会の議事録はどこに何年保管すべきかということですが、「会社法」に記載されていました。

第318条に「株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。」とあります。株主総会を開催したら、その議事録を作成することが法律で義務付けられています。

その第2項に「株式会社は、株主総会の日から十年間、前項の議事録をその本店に備え置かなければならない。」とあります。詳しくは顧問弁護士さんにお訪ねしていただきたいのですが、この文からすると、本社に議事録を置いておく必要があります。つまり、議事録をトランクルームなどに預けることは、法律で禁止されている可能性があります。

また、第3項には「株式会社は、株主総会の日から五年間、第一項の議事録の写しをその支店に備え置かなければならない。」とあります。

どうやら、紙の議事録は本社に10年間、支店に5年間保管しておくことが法律で定められているようです。