レンタル倉庫より手間なく格安に文書保管する方法

レンタル倉庫のメリットとデメリット

会社の書類には契約書や請求書や決算書など、さまざまな文書があります。そういった文書は、長期間保管することが義務付けられていたり、会社の方針が決まっていなくて、長期間放置されていたりするものもあります。

そのように、会社を運営していたら、書類が大量に溜まってくることがよくあります。すると、そのスペースは価値を生み出さないものですので、会社のスペースの効率が下がってしまいます。

そこで、会社の近くにあるレンタル倉庫を間借りして、書類が入った段ボールを山積みするということもあることでしょう。

レンタル倉庫を利用するメリットは、会社のスペースの利用効率を高めることにあります。

しかし、不必要な書類を破棄したり、電子化したりしていかなければ、いつまでたっても書類が増え続けて、レンタル倉庫もいっぱいになり、引っ越し作業が必要になったりすることでしょう。文書の移動作業も、自分たちでしなければいけません。

レンタル倉庫にダンボール箱が山積みになり、管理者が移動・転職し、引越しをしていくうちに、どのダンボールにどのような書類が入っているのかが判らなくなります。そうすると、文書保管の意味がなくなってしまいます。

文書保管の前にやるべきこと

文書保管をするまえに、できれば、文書の棚卸と整理が必要です。「そんな時間は無いよ」と言われそうですが、せめてカテゴリに分けておくことは大切です。

そして、できれば文書を電子化できるようなものであれば、コピー機のスキャン機能を活用して、電子化しておくことも考えられます。

スキャンしてPDF化されても、「本当に捨てても良い資料なのだろうか？」と悩むのであれば、破棄して後で後悔するよりも、置いておいた方が無難です。

ダンボール箱単位で預かってくれる倉庫に依頼

カテゴリ分けされた書類は、ダンボール箱に入れ、どのような書類が入っているかを、メモしておきます。

そこで、弊社の出番です。

当社の格安トランクルーム「収納番」なら、貴社の書類をダンボール箱単位で保管できます。倉庫を無駄なく活用できるので、文書保管コストを下げることができます。

倉庫までのダンボール箱の運送は、当社が行います。貴社まで集配をしますので、集荷と出荷の指示をしていただくだけです。

収納番をご利用いただいたお客様には、文書管理システムをご利用いただけます。当社に預けていただいたダンボール箱に、どのような資料が入っているのかを管理することができます。文書が必要になったら、そのシステムから出荷指図をしていただけます。

レンタル倉庫よりも手間なく格安に文書保管するなら、収納番にお任せください。