東京で文書の保管倉庫をお探しなら当社にお任せください

文書の保管を倉庫で行う場合のポイント

文書保管を倉庫で行う場合、段ボール箱に入れて保管をすることになりますが、どの段ボール箱にどのような文書が入っているのかを管理する必要があります文書は、必要なときに必要な文書がすぐに取り出せることが前提となります。

文書保管は、段ボール箱の表側に何の文書が入っているのか、メモを貼り付けることをおすすめします。そしてメモ書きでも良いので、保管倉庫に、段ボール箱の番号と中身の文書が判るようにしておくと良いでしょう。

保管倉庫が広い場合には、保管する段ボール箱をエリアで分けることもおすすめです。

誰でも使い勝手をよくするためには、ルールがあったときに全員に新しいルールを通達することが基本です。

保管倉庫のコストを削減する方法

保管倉庫は、会社内や会社の敷地内にあれば理想です。近所のトランクルームに預けておくこともおすすめです。保管倉庫が近くにあれば、必要な文書をすぐに手に入れることができるからです。

文書の中には、ほとんど見ない文書もあると思います。そういった文書を、会社の近くの保管倉庫に置いておくことは、保管倉庫のコストが高くなることを意味します。ほとんど見ないような文書であれば、格安の保管倉庫に預けてしまった方が、コスト削減ができます。

本書保管のコスト削減であれば、当社のような段ボール箱単位で預かるトランクルームがおすすめです。

文書の処分

段ボール箱に紙を貼り付けて管理をすることをご説明しましたが、その紙にもう一つ記載しておいてもらいたい情報があります。それは、段ボール箱に入った文書の期限です。いつまで経っても使用しない文書は、保管にコストがかかるので、いずれは処分する方が良いでしょう。

文書の保管期間は、文書の種類によって異なります。過去の契約書や経営情報に関する書類は、あまり見返すことがありませんが、長期間保管することが要求されています。そういったものほど、文書保管サービスにて保管してもらうことがおすすめです。

当社では、段ボール箱単位で文書保管をするトランクルームを運営しています。どの段ボール箱に何の文書が入っているのかを管理ができるシステムをご利用いただけます。ご連絡一本で貴社まで集荷・お届けをいたします。東京で文書保管倉庫のコスト削減をお考えの企業様は、ぜひご相談ください。