会社の書類の上手な保管方法
ルールをつくって整理を！

保管が必要な企業の書類

企業の書類と言えば請求書や納品書の控えなど、いろいろな書類がありますが、年々山のように溜まってきます。中には保管に注意が必要な機密文書や個人情報が記載された文書もあることでしょう。

企業が保管している書類は、主に次のようなものがあります。

• 契約書
• 納品書
• 請求書
• カタログ
• 経理書類
• 人事書類

このような企業の書類の中には、保存年数が法律で決められているものもあれば、社内規定で決められているものもあります。捨てていいものかどうか判らずに、何年も棚に置いたままのものもあります。

どれを取っても、長期保存をする必要があります。

書類保管のルールを決める

書類の保管には、機密性が求められる反面、可用性も求められます。

役所などから書類を提出を求められたときに、必要な書類が見つからなかったらどうでしょうか？

そのようなことなくすためにも、きちんと書類を保管する体制を整えておきたいところです。

書類保管のコストを下げる保管ルールづくり

小さな会社が大きな会社に成長するときには、保管方法を考える前に必ずこの書類の保管するルール作りが必要になってきます。

このルール作りをきちんとすることができたら、書類の保管コストも下がってきます。

書類保管のルールが決まったら、次にそのルールに従ってファイリングをしていきます。文書ファイルができたら、次に決められた棚にルールに従って順番に入れていきます。

また、ファイリングされた文書は「文書保管リスト」を作って、どこにどのような書類が存在するのかを明確にしておきます。

そのようにしていると必要な書類がすぐに取り出すことができて便利です。

保管書類が大量に増えてきたら？

さて、ここで保管している文書量が多くなってきたら運用上で困った問題が出てくる場合があります。

当初予想していたよりも文書ファイルが大量になってきて、決められた文書保管ルールでは対応できなくなり、文書保管倉庫から溢れてきたらどうしましょうか？

書類保管のことを、あまり何も考えていない企業であれば、ダンボール箱に入れて棚の横に山積みされていることもあります。書類が必要になったときに、大量の書類の中から探し出すことは困難です。

そうなるとせっかく作ったルールもムダになってきて、書類を探すことが困難になってきます。そういったときに便利なのがトランクルームです。

当社のトランクルームであれば、大量の書類をダンボール単位で保管いたします。大量の書類の保管方法に困ったら、当社にご相談ください。

電子化しての保管は？

紙の書類をそのまま保管しておくと嵩張るので、電子化して保管する方法もあります。

電子化すると、必要なときにそのデータを読み出すことができるので、紙の書類は必要なくなります。また、電子化するときに文字お越しを自動でできる機能を利用すると、書類を検索するときにも便利です。

電子化しておくことには、電子化する手間やコストがかかるだけでなく、他にもデメリットもあります。

• データが消えてしまうことがある
• データが漏洩することがある
• データを会社の外で無くしてしまうことがある

これらのデメリットが発生しないように、データの管理や扱い方のルールを決め、そのルールを守ることも大事です。

東京や埼玉で書類保管サービスを利用するなら

書類保管サービスは2種類

書類保管サービスには部屋を借りるタイプと、ダンボール単位で書類を預けることができるタイプがあります。どちらも、「トランクルーム」と言われます。

大量の種類を保管する場合は、一般的には収納部屋をレンタルするサービスが利用されています。しかし、部屋を借りるほどの量がない場合もありますし、都内では部屋代が割高になり、長期保存の場合には、保管料が高くなりがちです。

保管する書類の量が少なく、収納部屋やレンタル倉庫を借りるほどではないときや、会社の書類がすぐに増えて保管方法に困ってしまった場合、また書類を格安で長期保存したい場合には、「収納番」のようにダンボール単位で書類を預けるトランクルームサービスはいかがでしょうか。

東京や埼玉で、書類を箱単位で預かってもらえるトランクルームをご検討されるなら、さいたま市を中心に埼玉県や東京２３区で文書保管を代行するサービス「収納番」を、ぜひご利用ください。

弊社のトランクルームは、セキュリティーと温度管理をしっかり行っていることが認められた、優良トランクルームです。大切な書類を安心して預けて頂けます。

貸し倉庫よりもトランクルームがおすすめ

書類を保管するなら、貸し倉庫よりも、ダンボール単位で預かってくれるトランクルームがおすすめです。

貸し倉庫は、一見するとたくさんの書類を預けることができそうです。しかし、実際にはダンボールを出し入れする通路が必要ですので、倉庫の容積から計算すると、弊社のサービスの方が、格安に保管ができます。コンテナ倉庫と比較しても同様です。

当社のトランクルームでは、すでにラックが設置されていますし、どのダンボールにどのような書類が入っているのかを管理できるクラウドツールもご用意していますので、とても便利です。書類に保管期限がある場合には、それを通知するサービスも行っています。

トランクルーム「収納番」ならダンボール１箱から書類保管を致します

企業様の大切な書類の保管をダンボール箱１箱から格安で行っております。

規定サイズのダンボール箱をお送りするので、それに預けたい書類を入れてください。ダンボールに書類が入れ終わったら、ご連絡を頂き、集荷しに伺います。

ダンボールのサイズは写真のように、２種類あります。

• ダンボールＳ１サイズ ： Ｂ５サイズのコピー用紙が5,000枚
• ダンボールＳ２サイズ ： Ａ４サイズのコピー用紙が5,000枚

集荷は規定の料金で、格安で文書保管が可能です。尚、出庫料と配送料は、別途、費用がかかりますが、入庫料と集荷料は無料で行っています。

企業の書類の他にも、危険物や食べ物などの保管が難しいもの以外なら、規定のダンボールに入れば、書籍や雑貨など何でも保管が可能です。まずはお電話またはメールにてご連絡をください。