トランクルームいろは
- 本や漫画の保管にもトランクルームを
- トランクルームは本や漫画の保管に向いており、第二の書斎のように使っている人もいます。滅多に使わなくても捨てられない本などは、トランクルームに保管することで部屋がスッキリします。トランクルームに保管すれば、自宅の収納スペースを気にして大切な本を処分しなくてよくなります。また、本が日焼けして傷むこともなく、引越しの度に重たい本や漫画の梱包をする手間が省けます。
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- 本や漫画の収納に困ったらトランクルーム
- 近年、本の保管にトランクルームの利用が増加中。漫画や文庫本の保管にも。本や漫画の収納に困ったらダンボール単位で預かってくれるトランクルームがおすすめです。トランクルームなら、大切な本を守るために、温度や湿気の対策をしているので安心。本をダンボールに効率良く入れるコツもご紹介します。
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- トランクルーム「収納番」のサービスの流れ
- トランクルーム「収納番」のサービスは、書類や書籍などの「集荷」「保管」「配送」「廃棄」「検索」です。法人や個人より書類や書籍を集荷して、直営の倉庫で荷物を預かり、厳重に保管します。一時出庫や返却時は配送もします。また、保管期限が過ぎた書類の廃棄処分の代行もしています。「収納番」にはWEBシステムが導入されており、預けた荷物の内容をインターネット上でご確認頂けます。
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- 用途別トランクルームの活用法
- トランクルームでは、会社や自宅での収納に困った物品を用途別に保管できます。書類や書籍、商品在庫や什器、使わなくなった楽器類、シーズン用品や普段使わないレジャー用品などがありますが、法人や個人で管理するスペースが確保できない荷物をトランクルームに預けることで限られた自宅空間やオフィス空間を有効利用できます。
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- お預かりした荷物の返却時の手続き
- お預かりした荷物の返却をご希望の場合は、保管担当者へのメールかFAXか電話にてご連絡いただきます。サイトのWEB出荷指図フォームからも依頼できます。返却時、荷物の集配を希望するならば前日の15：00までにお知らせください。また、ご依頼人の方が来社して直接、荷物を受け取ることも可能です。
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- 本のおすすめ収納方法
- 本の種類によって、市販の収納ケースに入れることで、作家ごとやシリーズごとにまとめて保管できます。また、大容量を収納できるような本棚を作るポイントとしては、ボックス家具を積み重ねる方法や壁と床に固定された頑丈な支柱に棚板を取り付けるというものがあります。すでに本棚がいっぱいになっていている方でしたら、手持ちの本を見直して、残しておきたい本と不要な本に振り分けて整理していくと良いでしょう。
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- 文書管理の種類と保管期間
- 文書には、「発生」「伝達」「活用」「保管」「保存」「廃棄」というライフサイクルがありますが、よく使う文書ファイルを事務室内・オフィス内で管理して、文書ファイルは年度ごとにまとめていき、単年度ファイルを年に1回、保管場所を移し替えていきます。保存年限が過ぎたものは、年度単位でまとめた文書保存箱ごと廃棄していきます。
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- 事業継続計画（BCP）策定と文書保管
- 天変地異の時に、事業資産の損害を最小限に抑えて、事業を早期復旧させるために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法などを、あらかじめ取り決めておくことを事業継続計画「BCP（Business Continuity Plan）」と言います。これは、重要文書の保管とも密接な関係にあります。
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- 文書管理の対策
- 文書管理の対策の一環として文書情報マネジメントがあります。文書情報マネジメントは、効率的に管理するためハードウェア・ソフウェアトやコンテンツを機能的に組み合わせることにより、目的に応じて文書情報が活用できるようになります。文書は情報の伝達や記録のために作成されていますが、廃棄されない限り蓄積され続けていきますので、文書管理の対策が重要です。
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- 文書の「活用」と「管理」
- 文書の「活用」と「管理」は、いかにして両者のバランスをとるかが重要になります。文書の「活用」事例として、過去の文書より事例を参照することで業務効率を向上させることができます。文書は、必要な情報を検索しやすくしたり、情報共有を円滑に行なうことで利用しやすくなります。また、法令遵守（コンプライアンス）や内部統制（ガバナンス）の面からもきちんとした社内ルールやシステムに基づいて文書を「管理」していくことが大事です。
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- 契約書管理・保管・収納のコツ
- 契約書管理のコツとして、文書管理システムなどを利用することによって、契約期限切れを検索しやすくしたり、契約締結の業務をトータルで管理できたり、契約更新日をアラートメールなどによって担当者に知らせたりできます。契約書管理のメリットに、契約更新をしっかり把握して、それにあわせて様々な改善の提案などを行なうと顧客満足度アップと企業の信頼向上につながります。
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- 文書ファイリングによる効率化
- 文書ファイリングによる効率化として、まずは不要な文書を捨て、必要な情報を組織的に活用できるよう文書の共有化をしていきます。文書ファイリングを進めて内部統制やセキュリティを強化していくことで、重要文書の紛失や盗難などの防止できます。これ以外にも、紙文書を分類・整理して電子化を行うことにより、必要な文書をより効率的に活用できるようになります。
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- 文書管理とセキュリティ
- 文書管理とセキュリティは密接に関係しており、無許可の人が文書を読んだり、改ざんしたり、破壊したりすることを、いかに防いで文書の安全性をどのように保つかがセキュリティの役割です。情報セキュリティとは、個人情報や機密情報と情報を保管する施設やシステムに対して、改ざん・侵入・漏洩・破壊・停止などの不正行為を防ぐためのシステムです。
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- BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）と文書管理
- BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の文書管理サービスでは、紙文書と電子データとの相互変換などを外部の専門業者に委託するものです。BPO文書管理のサービスによって、電子化した文書データを保管・検索・電送できるようになります。専用保管庫に収納された文書データはWEBシステムで管理されているため、ネット上から入出庫の依頼や文書の在庫確認なども可能となります。
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- カルテ（診療録）などの外部保存のガイドライン
- カルテ（診療録）などの外部保存のガイドラインとは、厚生労働省が定めている「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」のことを指します。近年では診療録管理のアウトソーシングが利用されており、カルテやレントゲンなどを電子媒体によって外部保存を行う場合や紙媒体のまま外部保存を行う場合など、患者のプライバシー保護と個人情報保護に留意して保存義務を果たしていくことが大事です。
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